LOGÍSTICA
General
• A través de su red de contactos local, apoyar en el mapeo de proveedores logísticos, identificando y compartiendo perfiles adecuados de proveedores.
• Conocer y aplicar las reglas financieras y solicitar a proveedores la documentación requerida para la adquisición de bienes y servicios (RUT, Cámara de Comercio, Factura electrónica, Retención en la fuente, Certificación bancaria, etc).
• Apoyar en la realización de los diferentes pagos, compras y cotizaciones según necesidad, así como en labores de mensajería.
• Organizar el material de todos los aspectos logísticos para las salidas al terreno considerando ubicaciones, interlocutores, rutas, distancias y tiempos requeridos.
• Apoyar en el cargue y descargue de los elementos y materiales necesarios para las salidas al terreno.
Flota vehicular
• Realizar las inspecciones preoperacionales, durante y posteriores a los recorridos de los vehículos asignados, verificando su estado mecánico, operativo, documental y de seguridad, así como el buen estado de la carrocería, equipos y elementos requeridos para la operación.
• Garantizar el adecuado uso, conservación y alistamiento de los vehículos asignados, asegurando su limpieza, el mantenimiento de los inventarios de herramientas y equipos, la disponibilidad del kit de emergencia y el cumplimiento de los requisitos establecidos para las salidas al terreno.
• Diligenciar de manera completa, precisa y oportuna los registros operativos y la documentación asociada a la gestión vehicular, incluyendo Log-Book, documentación de transporte, reportes de servicios y demás soportes requeridos para la actualización de la información en FleetWave y otros sistemas institucionales.
• Apoyar el seguimiento del estado operativo de la flota vehicular mediante la revisión de la información registrada en FleetWave y otros mecanismos de control, identificando y reportando oportunamente novedades relacionadas con mantenimientos, inspecciones, documentación, equipos y demás requisitos operativos.
• Apoyar la coordinación y seguimiento de los mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos, verificando la ejecución de los trabajos realizados por terceros, el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos y reportando cualquier novedad al responsable Logístico o responsable de flota.
• Verificar el correcto funcionamiento de los equipos de comunicación y demás dispositivos instalados en los vehículos (HF, VHF, teléfono-satelital), aplicando los procedimientos establecidos y reportando oportunamente cualquier falla o anomalía identificada.
• Reportar de manera inmediata al responsable logístico y/o de flota en caso de accidentes, incidentes, daños, fallas técnicas, pérdidas de equipos o cualquier novedad que afecte la operación de los vehículos, apoyando el seguimiento de las acciones requeridas conforme a los procedimientos institucionales.
• Apoyar la actualización, organización y conciliación de la información física y electrónica relacionada con la gestión de la flota vehicular, incluyendo registros documentales, inventarios de repuestos, herramientas, equipos y consumibles, garantizando la trazabilidad y confiabilidad de la información.
